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            會議接待流程

            來源: 發布時間:2019-03-29熱度:
            一、會議工作總體思路 (一)任務分解:將會議工作分解為各專項任務,明確分工、保證質量。 (二)責任到人:每項任務均有專人負責。 (三)周密計劃:每項任務均須制訂周密的...

            會議接待

            一、工作總體思路

            (一)任務分解:將會議工作分解為各專項任務,明確分工、保證質量。

            (二)責任到人:每項任務均有專人負責。

            (三)周密計劃:每項任務均須制訂周密的工作計劃。

            (四)逐項落實:計劃的每個環節、步驟均須嚴格落實。

            二、會前準備

            (一)成立組

            1.會務組組長:總體負責。

            2.文秘材料小組:負責組織、收集、整理、編印會議材料,會議記錄(及錄音)、會議紀要與總結起草。

            3.后勤保障小組:負責會議的會場、吃飯、住宿(煙、酒水、飲料、水果等)等后勤保障事宜。

            備注:任務分解后形成《會議接待方案》。

            (二)明確會議概況

            1.全體辦會人員應明確會議概況,了解以下基本內容:

            (1)會議主題

            (2)級別與規模

            (3)參會人員(與會人員的姓名、單位、職務)

            (4)會期與日程安排(會議日期、天數、議程、安排等)

            注:日程安排形成會議指南。

            (5)會議經費申批:根據會議概況,按照神東電力公司本部有關標準預算會議經費,簽報領導批準。

            (三)下發會議通知、登記代表名單

            1.責任人:文秘材料小組。

            2.責任:在落實以上各項工作后,起草會議通知、報領導批準后下發或以其他形式通知各參會單位。通知內容應包括:

            (1)會議主題

            (2)參會人員

            (3)會期安排

            (4)會議地點與聯系電話

            (5)會務組聯系人與聯系電話

            (6)報到日期

            (7)有關事項(如要求自帶有關材料、物品等)

            (8)會議回執(附表2)

            (9)會址交通導引

            3.落實:會議通知以傳真(可包括電子郵件)、原件郵寄方式傳達各參會單位。

            會議通知下發后,會務組聯系人負責按會議回執登記報名情況,形成《會議代表登記表》(附表3),制作會議名冊。登記內容應包括:

            (1)單位

            (2)姓名

            (3)職務

            (4)性別

            (5)民族

            (6)到達航班與到達時間

            (7)是否要求接站

            登錄工作應盡早完成,并在此基礎上制訂《會議接待指南》。

            (四)選定會議地點

            1.責任人:后勤保障小組。

            2.責任:聯系幾家賓館(先前最好有一些基本了解),實地考察、比較。應調查的項目包括:

            (1)價格(客房、會場及其他服務項目的價位)

            (2)設施(客房、會議室、休閑設施、環境等)房間有無網線、是否含早餐

            (3)服務(辦會經驗、餐飲質量、服務態度等)

            (4)交通(便利與否)

            (5)當期有無接待能力

            3.落實:綜合比較后按優質低價原則選取一家,簽報或口頭匯報領導批準。領導批準后,立即完成以下工作:

            (1)與賓館確認各主要服務項目的收費標準與折扣

            (2)根據會議預算在財務借款

            (五)準備會議材料、用品

            1.責任人:兩組分工協作。

            2.材料內容:會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外,還應包括:

            (1)會議代表名單(附房間號)

            (2)日程安排,各項活動地點及注意事項等

            3.會議用品:會議用品由后勤保障小組負責,應準備的會議用品包括:

            (1)會場條幅(或現場LED顯示器)

            (2)會議代表證

            (3)與會領導桌簽

            (4)文件袋、筆記本、筆

            (5)錄音筆、照相機、機

            (6)便攜機、打印機及紙張、投影儀(根據需要)

            (7)花卉、水果及方便食品(可由賓館準備,或自行購置、分發)

            (8)藥箱(備常用藥品)

            (9)現場安全帽的準備

            (六)餐飲安排

            1.責任人:后勤保障小組。

            2.責任:與酒店緊密協調,盡早落實以下工作:

            (1)吃飯人數

            (2)包間預定

            (3)煙、酒水準備

            (4)飯后車輛安排

            (七)會場安排

            1.責任人:后勤保障小組。

            2.責任:與賓館緊密協調、現場核查,或在辦公區域準備,盡早落實以下工作:

            會議室

            領導臨時休息室

            各次分會的會場布局,包括:大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝像負責人、投影儀

            (八)文體活動安排

            會后去周邊旅游景點應按實際時間安排。

            (九)房間安排

            1.責任人:后勤保障小組。

            2.責任:在確定了參會代表名單之后,即在賓館訂房、安排房間,包括:

            房間內水果、煙、礦泉水擺放。

            三、會中服務

            (一)接站

            (二)簽到

            1.在正式報到前日,應完成以下工作:

            (1)將分裝好會議材料的文件袋放至會議室或賓館

            (2)統一領取代表房間鑰匙

            (3)花卉、水果等分發到各房間

            2.簽到工作包括以下環節:

            (1)在賓館門廳懸掛歡迎條幅(或設置歡迎引領標牌)

            (2)在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到

            (3)確認返程日期及訂票

            四、會后收尾

            (一)退房、送站

             

            (二)紀念品的發放

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